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学院制度*

云顶国际登录官网档案管理办法

    2020-05-12 18:14:14 来源:云顶国际登录官网          浏览数:0

  第一章 总则

  第一条为了加强云顶国际登录官网档案管理工作,提高档案管理水平,有效地保护和利用档案,为学院各项工作服务,为学生服务,为社会服务,根据《中华人民共和国档案法》、国家教育部《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类办法》与《高等学校档案工作规范》等法规,结合云顶国际登录官网实际,特制定本管理办法。

  第二条云顶国际登录官网档案是指学院成立以来在党政管理、教学、科研以及其他各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体的实证材料,它真实地反映了学院的发展历史沿革,是学院的宝贵财富。

  第三条学院档案工作是学院各项工作的组成部分,是学院建设和发展的重要基础工作之一,是反映和维护学院历史真实面貌的一项重要事业。学院把档案工作纳入总体发展规划,纳入议事议程,纳入教学、科研和行政管理人员的岗位职责之内;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收各项工作形成的文件材料。

  第二章  领导体制和机构设置

  第四条学院由院长分管档案管理工作,同时接受云顶娱乐在线入口相关部门的业务指导、监督与检查。

  第五条学院设立档案室,隶属学院办公室。学院档案室是学院档案工作的职能管理部门,是永久保存和提供本学院档案服务的专门机构。

  第六条学院实行部门立卷归档制度。本科教学、研究生教学、科研、实验室管理、学生管理等各部门均为立卷归档部门。各立卷归档部门要确定一位负责人分管本部门的档案工作,具体承办本部门文件材料的收集、整理、立卷、归档和移交工作;学院配备一名统筹档案管理员,其职责为协调、保证归档工作的顺利完成。

  第七条学院档案室与归档负责人的主要职责

  一、学院档案室主要职责:

  1.负责贯彻执行国家、学校关于档案工作的法令、政策、规定,并完成上级有关部门下达的有关档案业务工作。

  2.负责制定和组织实施学院档案工作的各项规章制度,并负责学院各部门档案业务的指导、检查和监督工作。加强档案工作的规范化、标准化、制度化建设,不断提高现代化管理水平。

  3.负责收集(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管学院各类档案及有关材料。维护档案的完整与安全,做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作。

  4.逐步实现档案的科学管理,配备现代化管理设施,实现微机管理和网络管理。

  5.开发档案信息资源,满足学院教师、学生和社会各方面的需要。

  6.负责学院陈列室建设及日常管理工作。

  二、归档负责人的职责

  1.学院负责本科教学、研究生教学、实验中心主任、科研和学生工作等管理人员均为学院兼职归档负责人。

  2. 归档负责人要热爱档案管理工作,具备积极、认真和负责的工作精神。

  3. 归档负责人要坚持平时立卷归档。根据本部门不同种类文件形成的特征,及时制订案卷类目,合理分类存放,便于平时利用和立卷归档。

  4. 归档负责人负责本部门文件材料的形成、积累、保管、整理和立卷归档工作,保证文件材料完整、准确和系统。

  5. 归档负责人要主动接受学院的业务指导和监督检查,并按规定时间归档。归档案卷应做到组卷合理,编写页号准确,卷内目录、案卷目录填写清楚,案卷标题简明扼要。

  6. 归档负责人要注意文件材料的安全和保密工作。

  第三章  档案经费、库房和设备

  第八条学院保证档案工作经费的需要,所需经费列入学院预算。

  第九条学院应根据国家教育部有关高校档案馆(室)建设的有关要求,为档案室提供专用的符合档案管理要求的档案工作用房和档案装具。

  第十条学院根据发展需要,有计划的为学院档案室配备必要的设备,如档案柜、档案盒、电脑(含电脑桌椅)、基本网络设施等,以逐步实现档案管理现代化。

  第四章  文件收集、整理和归档验收

  第十一条学院严格执行归档制度,并将制度纳入党政、教学、科研、学生管理等管理人员的职责范围,作到应归档的文件材料必须完整、准确、系统地保存。

  第十二条文件材料的归档范围及保管期限。

  各类档案的保管期限分为永久、长期(十六至五十年左右)和短期(十五年以下,含十五年)三种。

  1.凡是记述和反映学院各部门活动和基本历史面貌的,对本院各项工作有长远利用价值的文件材料,应列为永久保管。

  2.凡是反映学院一般性活动的,但在相当长时期内对学院各项工作有参考价值的文件材料,应列为长期保管。

  3.凡是在较短时期内本部门需查考的文件材料,应列为短期保管。一般基本建设项目及设备类文件材料的实际保管期限不得短于实际使用寿命。

  各部门档案的归档参考范围及保管期限

  (一)学院党政办公室

  行政综合部分

  1.上级机关下发的文件。(永久)

  2.上级机关下发的重要性的方针政策;综合性的管理规章制度。(永久)

  3. 关于学院向上级的请示及批复。(永久)

  4. 学院领导开会的会议记录、纪要。(永久)

  5. 学院领导在院内的重要讲话和参加学院内、外重大活动的发言稿。(长期)

  6. 学院与外单位联系、协商工作及院际合作的材料。(长期)

  7. 学院与外单位签订的各类合同协议、合作意向书等材料。(长期)

  8. 学院教职工党员处分、复查的相关材料。(长期)

  9. 学院教职工名册。(永久)

  (二)分党委、团委部分

  1. 上级机关针对党务工作方面下发的文件。(永久)

  2. 学院分党委会会议记录。(永久)

  3. 学院年度党政工作要点、年度党政工作总结。(永久)

  4. 上级党委调研、检查、巡视学院工作形成的文件材料。(永久)

  5. 分党委负责人在学院内的重要讲话稿和参加上级召开会议的发言稿。(永久)

  6. 学院党风廉政建设工作的文件材料。(长期)

  7. 学院党员处分、复查的相关材料。(长期)

  8. 党员教职工理论学习的决定、通知、计划、总结。(长期)

  9. 师生员工入党积极分子培训、培养、考察工作的材料。(长期)

  10. 党员和干部的申诉、来信和来访工作。(长期)

  (三)教学部分

  1. 上级机关针对教务工作方面下发的文件。(永久)

  2. 学院年度教学工作总结。(永久)

  3. 与专业建设相关的立项(申报书、任务书等)。(永久)

  4. 教师本科教学研究立项(申报书、任务书、结题报告等)。(永久)

  5. 各级本科教学奖励证书(复印件、电子扫描件)。(永久)

  6. 各级教学名师、教学能手等证书(复印件、电子扫描件)。(永久)

  7. 学院师资培养、管理工作的文件材料。(长期)

  8. 学院教学活动中直接形成的,具有保存价值的照片、录音、录像带、磁盘、光盘、幻灯片等。(永久)

  (四)科研与学科建设

  1. 上级机关针对科研与学科建设工作方面下发的文件。(永久)

  2. 学院年度科研工作总结。(永久)

  3. 与学科建设相关的立项(申报书、任务书等)。(永久)

  4. 教师研究生教学研究立项(申报书、任务书、结题报告等)。(永久)

  5. 各级科研获奖证书(复印件、电子扫描件)。(永久)

  6. 各级研究生教学奖励证书(复印件、电子扫描件)。(永久)

  7. 年度科研项目、科研经费、发表文章、专利证书、新兽药证书等统计。(永久)

  8. 学院科研活动中直接形成的,具有保存价值的照片、录音、录像带、磁盘、光盘、幻灯片等。(永久)

  (五)学生工作

  1. 上级机关针对学生工作方面下发的文件。(永久)

  2. 学院年度学生工作总结。(永久)

  3. 研究生、本科生获奖证书(复印件、电子扫描件)。(永久)

  4. 学院学生活动中直接形成的,具有保存价值的照片、录音、录像带、磁盘、光盘、幻灯片等。(永久)

  5. 学生违纪处分的决定。(永久)

  (六)工会部分

  1. 上级关于工会工作的文件。(长期)

  2. 学院工会举办的各种文体活动材料。(长期)

  3. 妇女工作材料。(长期)

  (七)实验中心部分

  1.上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作的文件。(长期)

  2.学院仪器、设备管理的规章制度。(长期)

  3.学院仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案。(长期)

  4.上级有关实验中心管理、建设工作的文件。(长期)

  5.学院实验中心管理的材料。(长期)

  第十三条案卷质量

  要求归档的文件材料,应质地优良、书写或打印字迹清楚、声像或图像清晰,文件要符合国家有关规范和标准要求。

  第十四条归档时间和档案移交手续

  (一)归档时间

  1.党、政类档案应在每学期结束前归档。

  2.教学类档案应在每学期结束前归档。

  3.科研类档案应在项目完成申报(以盖章为准)、鉴定(以盖章为准)后两周内归档。

  4. 其他类档案在档案形成后2周内归档。

  (二)档案移交手续

  学院档案室接收档案时,必须履行手续。归档时交接双方当面点清,填写档案移交目录一份。

  第十五条凡由本院与其他单位分工协作完成的项目,由主办单位保存整套档案,协作单位除保存与自己承担的任务有关的档案正本以外,还应将复制件送主办单位保存。

  第十六条个人在其从事教学、科研、党政管理等职务的活动中形成的各种载体的文件材料,必须按统一的移交时间,将手中的文件材料交给本部门兼职档案员,任何个人不得据为己有或者拒绝归档。

  第五章  档案管理

  第十七条学院档案室对接收的档案,按照便于保管、利用的原则,对各类档案进行科学的分类、整理、编号、排架。

  第十八条学院档案室要落实档案的安全保卫措施,健全保密制度,切实做好各种防范工作。对破损、字迹退的档案,应进行修复或复制,学院为档案的保护工作提供必要的条件。

  第十九条档案的鉴定与销毁

  1.档案的鉴定工作应在主管院领导领导下,由学院档案室与档案形成部门的负责人组成鉴定小组,负责对已过保密管期限或保管期限的档案进行鉴定,作出处理决定。

  2.需要销毁的档案,应登记造册并报请院领导批准予以销毁。

  第二十条档案的统计

  学院档案室要对档案的收进、移出、案卷数量、档案的利用等情况进行统计。并按照有关规定向上级有关部门报送档案工作基本情况统计。

  第六章  档案的利用与开放

  第二十一条学院保存的各类档案主要为本院服务,如外单位及个人利用我院保存的档案,必须持有合法证明,经学院主管领导同意,方可查阅。

  第二十二条档案开放应遵循下列原则:

  1.凡持有合法证明的单位和个人,在说明利用档案的目的和范围后,均可查阅利用属于开放范围的档案,并可以摘录或复制。

  2.利用者需要复制档案,一般由档案室负责办理。

  第二十三条属下列情况之一者不宜开放:

  1.涉及学院秘密及党和国家机密的;

  2.档案形成部门或个人规定限制利用的;

  3.涉及个人隐私的;

  4.学院领导认为不宜开放的。

  第二十四条对借出的档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,根据不同情况,报院领导并按规定严肃处理。

  第二十五条对于重要、珍贵的档案和资料,一般不提供原件使用。

  第七章奖励与处罚

  第二十六条根据实际情况,对档案工作表现优秀的兼职档案员以及对档案事业建设有重大贡献者,学院给予表扬和奖励。

  第二十七条对违反《中华人民共和国档案法》的行为,由学院根据《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理办法予以处惩。

  第八章 附则

  第二十八条 院务办公室可根据学院的实际情况,按照边建设、边解决、边完善的原则,制订相应的实施细则和过渡性的相关规定。

  第二十九条本办法自发布之日起执行。

  第三十条本规定于2018年年10月制定,2019年11月修订。

  二〇一九年十一月

编辑:高英倩

责任编辑:和法华